Замовлення Shopify стають рахунками продажу в Xero з тими ж рядками й податком, виплати збігаються з банківською стрічкою, а повернення стають кредит-нотами
Магазин на Shopify дає постійний потік замовлень, кожне з товарами, знижками, доставкою й податком, і виплату, яка доходить до банку через кілька днів за вирахуванням утримань. Бухгалтер у Xero бачить лише рядок виплати в банківській стрічці й мусить відтворювати, з яких замовлень вона складається, або проводить увесь місяць одним зведенням. Зв'язка Shopify ↔ Xero перетворює кожне оплачене замовлення на рахунок продажу в Xero з рядками, які бачив покупець, проводить кожну виплату так, щоб вона збігалася з рядком банківської стрічки, і перетворює повернення на кредит-ноти, пов'язані з первинним рахунком. Нижче — що саме передається, які сценарії закриваємо і на які можливості обох систем спираємось.
Shopify → XeroОплачене замовлення Shopify стає рахунком продажу в Xero, одразу позначеним як оплачений, із тими ж товарами, кількістю, знижками, доставкою й податковими рядками, які покупець бачив при оформленні.
Shopify → XeroТовари Shopify зіставляються з позиціями Xero за артикулом, тож продажі лягають на потрібну позицію, а виручка звітується за товарами, а не однією сумою.
Shopify → XeroКожна виплата Shopify проводиться в Xero як переказ на банківський рахунок з утриманнями на рахунку, який обрав ваш бухгалтер, тож вона збігається з рядком, що приходить банківською стрічкою.
Shopify → XeroПовернення чи скасування в Shopify стає кредит-нотою в Xero, пов'язаною з первинним рахунком, із частковою сумою, якщо повернули лише частину замовлення.
Shopify ↔ XeroКлієнти зіставляються за поштою: новий покупець Shopify створюється як контакт у Xero один раз, а постійний використовується повторно, тож жоден бік не заповнюється дублями.
Xero → ShopifyНомер рахунку Xero записується назад у замовлення Shopify, тож той, хто відповідає покупцеві, знаходить бухгалтерський документ просто із замовлення.
Що підключаємо
Звіряємо з вашим бухгалтером, у якій організації Xero і базовій валюті ведеться облік, і порівнюємо це з валютою магазину та країнами, до яких він продає.
У Shopify власник створює власний застосунок для цього магазину через кабінет розробника Shopify з доступом лише до замовлень, товарів, клієнтів і виплат; доступ можна будь-коли відкликати.
З боку Xero користувач із правом Connected Apps під'єднує нас через власний вхід застосунків Xero з правами лише на рахунки, контакти, позиції й банківські операції; ми тримаємо з'єднання активним, щоб воно не завершилось.
Підписуємось на події магазину про оплачені замовлення, скасування й повернення, тож вони одразу доходять до обміну, а кожне надходження перевіряється за підписом, перш ніж щось запишеться в Xero.
Разом із бухгалтером обираємо рахунки Xero для продажів, доходу від доставки, ставок податку, утримань Shopify і транзитний рахунок для грошей до виплати, і домовляємось, що робити з товарами без артикулу: створювати позицію або відправляти замовлення до списку «потребує уваги».
Проганяємо на тестовому магазині Shopify і демо-організації Xero, звіряємо результат із власною звіркою бухгалтера, потім переходимо на бойовий режим із погодженої дати, щоб старі замовлення не подвоїлися.
Сценарії автоматизації
01
Одна зведена проводка на місяць
Булобухгалтер проводить місяць продажів Shopify однією проводкою, і ніхто не скаже, від якого товару чи дня прийшла виручка.
Сталокожне замовлення — окремий рахунок у Xero зі своїми товарами, тож звіти розкладаються за товарами й датами.
02
Рядок у банку ні з чим не збігається
Булобанківська стрічка показує виплату Shopify, яка не збігається з жодним рахунком, і бухгалтер годину з'ясовує, з яких замовлень і утримань вона складається.
Сталовиплату вже проведено як переказ з утриманнями, і рядок банку звіряється одним кліком.
03
Повернень немає в обліку
Булопокупець повертає половину замовлення в Shopify, в обліку й далі повний продаж, а різниця спливає наприкінці кварталу.
Сталоповернення — кредит-нота до первинного рахунку в Xero в той самий день.
04
Гарячий день розпродажу
Булоу день розпродажу замовлення накопичуються, і ручне копіювання відстає на кілька днів.
Сталозамовлення стають у чергу, щойно надходять, і проводяться в Xero пакетами в межах його похвилинного ліміту, тож жодне не губиться, а облік наздоганяє того ж дня.
Як це працює технічно
Для тих, хто перевіряє: кожен пункт веде на сторінку офіційної документації, звідки він узятий.
Запит orders повертає замовлення магазину зі статусом, клієнтом і позиціями; Shopify сам пропонує використовувати його для автоматизації виконання замовлень.
Обмеження складаються з двох систем. Регіональні версії й податкові функції Xero орієнтовані на Велику Британію, Австралію, Нову Зеландію та США; у матеріалах Xero ми не знайшли української податкової версії, тож ця зв'язка — для магазинів, які вже ведуть облік у Xero. Xero дозволяє обмежену кількість звернень на організацію за хвилину й за добу, тож замовлення проводяться пакетами з інтервалом у кілька хвилин, а магазин із дуже великою кількістю замовлень на день проводиться одним зведеним рахунком на виплату, за погодженням із бухгалтером. З'єднання з Xero, яким не користуються, завершується через 60 днів, і його треба підтвердити знову. З боку Shopify нові інтеграції будуються на актуальному інтерфейсі GraphQL, бо старий має статус застарілого, а ліміти запитів залежать від плану магазину. На які рахунки йдуть продажі, утримання й податок — рішення бухгалтерське, налаштовуємо так, як каже ваш бухгалтер.
Як почати
Три кроки від першого повідомлення до роботи над вашим проєктом.
01
Залиште заявку
Опишіть задачу у формі — текстом або голосом. Бюджет і строки — за бажанням.
02
Ми розбираємо й оцінюємо
Розробник вивчає ТЗ, уточнює незрозуміле й надсилає оцінку.
Якщо готовий конектор підходить під ваші рахунки, податки й облік виплат, користуйтесь ним, і ми так і скажемо після перегляду. Своя зв'язка — для магазинів, де готовий проводить зведення замість замовлень, проводить виплати так, що вони не збігаються з банківською стрічкою, або пропускає часткові повернення.
Що буде із замовленнями, зробленими до запуску?
Нічого, якщо ви не попросите. Зв'язка стартує з погодженої дати, щоб попередні проводки бухгалтера не подвоїлися. Старіші замовлення можна завантажити окремо за обраний період після перевірки, що їх ще немає в Xero.
Що, як з'єднання з Xero зникне на день?
Замовлення й далі надходять із Shopify і чекають у черзі. Коли Xero знову доступний, вони проводяться по черзі в межах лімітів Xero, а все, що не вдалося зіставити, іде до списку перевірки, а не вгадується.
Розкажіть, що потрібно підключити
Опишіть задачу текстом або голосовим. Ми подивимось, що у вас є, і відповімо планом.