Звонки и сообщения из RingCentral попадают на нужный контакт в HubSpot, пропущенные звонки становятся задачами, а менеджеры звонят с карточки HubSpot через свою линию RingCentral
Продажи говорят с клиентами через RingCentral, а воронку ведут в HubSpot. Между ними — звонки, которые никто не записывает, пропущенный звонок от вчерашнего лида, на который никто не перезванивает, и руководитель, который не может сказать, кто на самом деле говорил с клиентом на прошлой неделе. Связка HubSpot ↔ RingCentral записывает каждый звонок и сообщение на контакт, найденный по номеру телефона, превращает пропущенные звонки в задачи для владельца контакта, создаёт контакт для того, кто звонит впервые, и позволяет менеджеру звонить прямо с карточки HubSpot через свою линию RingCentral. Ниже — что именно передаётся, какие сценарии закрываем и на какие возможности обеих систем мы опираемся.
RingCentral → HubSpotКаждый завершённый звонок RingCentral записывается в HubSpot как звонок на контакте, найденном по номеру телефона: направление, длительность, менеджер и ссылка на запись, если она есть.
RingCentral → HubSpotПропущенный входящий звонок со знакомого номера становится задачей в HubSpot для владельца контакта со сроком выполнения, поэтому на него перезванивают, а не забывают.
RingCentral → HubSpotЗвонок с незнакомого номера создаёт новый контакт в HubSpot с номером, временем и менеджером, который ответил, поэтому тот, кто звонит впервые, не теряется.
RingCentral → HubSpotСообщения, отправленные и полученные через RingCentral, прикрепляются к тому же контакту, поэтому переписка видна рядом со звонками и письмами.
RingCentral → HubSpotЗаписанный звонок может запустить сценарий в HubSpot: например, первый принятый звонок переводит новый контакт на следующий этап жизненного цикла, а пропущенный звонок по открытой сделке оповещает её владельца.
HubSpot → RingCentralМенеджер начинает звонок с контакта, списка или входящих разговоров в HubSpot, и звонок идёт через его собственную линию RingCentral; как только он заканчивается, его записывают обратно.
HubSpot → RingCentralИмена, компании и открытые сделки из HubSpot используются, чтобы узнать звонящего, поэтому менеджер видит, кто это и о какой сделке, ещё до того, как возьмёт трубку.
Что подключаем
Договариваемся о правилах: на какую запись идёт звонок, когда один номер принадлежит нескольким контактам, кто владеет контактом, созданным с незнакомого номера, и какие звонки не записываются (внутренние, короче нескольких секунд).
В HubSpot администратор создаёт приватное приложение для этого аккаунта с доступом к контактам, звонкам, задачам и сделкам; доступ можно в любой момент отозвать.
В RingCentral администратор добавляет обмен как приложение с правами читать журнал звонков, записи и сообщения и звонить от имени пользователей, которые на это согласились.
Сопоставляем внутренние номера RingCentral с пользователями HubSpot, поэтому каждый звонок попадает на нужного менеджера, а отчёты руководителя показывают, кто с кем говорил.
Настраиваем ритм в пределах поминутных потолков запросов RingCentral: обмен входит один раз и держит сессию, читает журнал звонков пакетами каждые несколько минут и ждёт ровно столько, сколько просит RingCentral, когда потолок достигнут.
Проверяем на тестовом аккаунте HubSpot с двумя менеджерами и днём реальных звонков, сверяем записанные звонки и задачи с руководителем продаж и только потом подключаем рабочий аккаунт.
Сценарии автоматизации
01
Звонки, которые никто не записывает
Быломенеджер двадцать минут говорит с клиентом и забывает это записать, а следующий коллега звонит тому же человеку с теми же вопросами.
Сталозвонок на контакте в HubSpot с длительностью и ссылкой на запись, как только он закончился.
02
Пропущенный звонок, на который не перезвонили
Быловчерашний лид перезванивает, пока менеджер занят, пропущенный звонок лежит в истории телефона, и лид покупает в другом месте.
Сталопропущенный звонок — задача для владельца контакта со сроком, видная в его списке задач в HubSpot.
03
Тот, кто звонит впервые, теряется
Былоновый клиент звонит с рекламы, менеджер обещает прислать детали, а номер так нигде и не записан.
Сталонезнакомый номер становится контактом в HubSpot с прикреплённым звонком, и его берёт согласованный владелец.
04
Руководитель не видит, кто кому звонил
Былостатистика звонков живёт в RingCentral, а сделки — в HubSpot, и еженедельный разбор — это два экрана и догадки.
Сталокаждый звонок лежит на контакте и сделке с именем менеджера, поэтому отчёты HubSpot показывают звонки по менеджерам и сделкам.
Как это работает технически
Для тех, кто проверяет: каждый пункт ведёт на страницу официальной документации, откуда он взят.
CRM HubSpot построена вокруг объектов — контактов, компаний, сделок, обращений и других — и у каждого типа объекта есть свой числовой ID для запросов.
Встроенный конструктор Workflows автоматизирует действия — отправку письма, обновление данных CRM, запуск другой интеграции — по событию, расписанию или условию.
Встроенный инструмент звонков работает прямо из карточки контакта, списка контактов или входящих переписок, и может совершать звонок через номер HubSpot, зарегистрированный исходящий номер или стороннего провайдера.
Стандартные потолки по группам, на пользователя в минуту: Light 50, Medium 40, Heavy 10, и Auth (вход) всего 5 — у каждой своё 60-секундное штрафное окно.
Ограничения складываются из двух систем. RingCentral считает запросы на пользователя в минуту по группам, а попытки входа — строже всего, поэтому журнал звонков читается пакетами, и звонок появляется в HubSpot через несколько минут, а не в ту же секунду. Звонки с карточки HubSpot требуют места в Sales Hub или Service Hub на платном плане, а автоматическая расшифровка звонков в HubSpot доступна только на местах Professional и Enterprise этих модулей. Звонок с номера, записанного в HubSpot в другом формате, сопоставляется только после нормализации номеров, которую мы делаем при настройке. Записи остаются в RingCentral; HubSpot получает ссылку, а не файл.
Как начать
Три шага от первого сообщения до работы над вашим проектом.
01
Оставьте заявку
Опишите задачу в форме — текстом или голосом. Бюджет и сроки — по желанию.
02
Мы разбираем и оцениваем
Разработчик изучает ТЗ, уточняет непонятное и присылает оценку.
03
Начинаем
Как только объём и цена согласованы, начинаем работу.
Разве нет готового приложения RingCentral для HubSpot?
Собственный каталог HubSpot App Marketplace — первое, что мы проверяем. Если готовое приложение покрывает ваши правила, настраиваем его и останавливаемся. Строим только то, чего оно не делает: свой порядок сопоставления, задачи из пропущенных звонков с вашими сроками, контакты с незнакомых номеров с вашими правилами владельца и сценарии, которые запускаются звонками.
Можно ли записывать звонки только отдела продаж, а не поддержки?
Да. Обмен работает по внутренним номерам: читаются только номера, сопоставленные с пользователями HubSpot, других номеров компании он не касается.
В HubSpot есть свои звонки. Не запишутся ли звонки дважды?
Нет. Звонки HubSpot могут идти через номер HubSpot, ваш зарегистрированный номер или внешнего телефонного провайдера; для менеджеров, которые работают через RingCentral, договариваемся, какая сторона записывает звонок, и каждый звонок попадает на контакт один раз.
Расскажите, что нужно подключить
Опишите задачу текстом или голосовым. Мы посмотрим, что у вас есть, и ответим планом.